Tietosuojaseloste hakijoille

1. Tietojenkäsittelystä vastaava elin ja yhteystiedot

Vastuuviranomainen tietosuojalainsäädännön osalta:

Ansmann AG
HR-osasto
Industriestrasse 10
97959 Assamstadt

Sähköposti: bewerbung@ansmann.de

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tietosuojavastaava Reinhardt Büschel
Industriestrasse 10
97959 Assamstadt

Sähköposti: dsb@ansmann.de

2. Tarkoitus ja oikeusperusta, jolla käsittelemme tietojasi

Käsittelemme henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), liittovaltion tietosuojalain (BDSG) ja muiden sovellettavien tietosuojamääräysten mukaisesti. Yksityiskohdat alla. Lisätietoja tai lisäyksiä tietojenkäsittelyn tarkoituksiin löytyy vastaavista sopimusasiakirjoista, lomakkeista, suostumusilmoituksesta ja muista sinulle toimitetuista tiedoista.

2.1. Suostumuksesi soveltamisalaan kuuluvat tarkoitukset (Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 a alakohta)

Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös tiettyihin tarkoituksiin (esim. referenssien hankkiminen aiemmilta työnantajilta tai tietojesi käyttäminen myöhemmissä avoimissa työpaikoissa) suostumuksesi perusteella. Pääsääntöisesti voit peruuttaa tämän milloin tahansa. Sinulle ilmoitetaan erikseen suostumuksen peruuttamisen tai epäämisen tarkoituksista ja seurauksista vastaavassa suostumuksen tekstissä. Suostumuksen peruuttaminen on periaatteessa tehokasta vain tulevaisuudessa. Tämä ei vaikuta käsittelyyn, joka tapahtui ennen peruuttamista, ja se on edelleen laillista.

2.2. Sopimuksen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamisen tarkoitukset (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Henkilötietojasi käsitellään tietyn työpaikkailmoituksen tai ei-toivotun hakemuksen käsittelemiseksi ja tässä yhteydessä erityisesti seuraaviin tarkoituksiin: Todistaminen ja arviointi sopivuudesta tehtävään, suoritus ja arviointi lain sallimassa laajuudessa, hakemuksen rekisteröinti ja todentaminen verkkosivustomme kautta, työsopimuksen laatiminen, liiketoimien, tilausten ja muiden sopimusten todennettavuus sekä laadunvalvonta asianmukaisten dokumentointitoimenpiteiden avulla, täyttää yleiset due diligence -vaatimukset, yritysjohdon tilastolliset arvioinnit, matka- ja tapahtumahallinta, matkakulujen kirjanpito, valtuutus- ja henkilötietojen hallinta, kustannusten kirjaaminen ja valvonta, raportointi, sisäinen ja ulkoinen viestintä, operatiivisten palvelujen laskutus ja veroarviointi (esim. ruokalan ateriat), laskutus yrityksen luottokortilla, työsuojelu, sopimukseen liittyvä viestintä (mukaan lukien tapaamiset) kanssasi, oikeudellisten vaatimusten esittäminen ja oikeudellisten riitojen puolustaminen; IT-turvallisuuden varmistaminen (mukaan lukien järjestelmä) ja uskottavuustestit) ja yleinen turvallisuus, mukaan lukien rakennusten ja laitosten turvallisuus, asunto-oikeuksien varmistaminen ja käyttäminen asianmukaisilla toimenpiteillä ja tarvittaessa videovalvonnan avulla kolmansien osapuolten ja työntekijöidemme suojaamiseksi sekä todisteiden estämiseksi ja turvaamiseksi rikoksista; rikosten koskemattomuuden, ehkäisyn ja tutkinnan varmistaminen; tietojen aitous ja saatavuus, valvontaelinten tai valvontaelinten suorittama valvonta (esim. tilintarkastus).

2.3. Lakisääteisten vaatimusten noudattamisen tarkoitukset (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta) tai yleisen edun nimissä (Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1 alakohta)

Kuten kaikki taloudelliseen toimintaan osallistuvat, meillä on myös erilaisia lakisääteisiä velvoitteita. Nämä ovat ensisijaisesti lakisääteisiä vaatimuksia (esim. Betriebs-Verfassungsgesetz, sosiaalilaki, kauppa- ja verolainsäädäntö), mutta tarvittaessa myös sääntely- tai muut viralliset vaatimukset (esim. ammattiyhdistys). Käsittelyn tarkoituksia voivat olla henkilöllisyyden ja iän todentaminen, petosten ja rahanpesun estäminen (esim. yhteensovittaminen eurooppalaisten ja kansainvälisten terrorisminvastaisten luetteloiden kanssa), työterveyden hallinta, työturvallisuuden varmistaminen, verovalvonta- ja raportointivelvoitteiden noudattaminen sekä tietojen arkistointi tietosuoja- ja tietoturvatarkoituksiin sekä veroneuvojien/tilintarkastajien, veroviranomaisten ja muiden viranomaisten suorittamia tarkastuksia varten. Lisäksi henkilötietojen luovuttamista voidaan vaatia osana viranomaisen/tuomioistuimen toimenpiteitä todisteiden keräämiseksi, syytteeseenpanemiseksi tai siviilioikeudellisten vaatimusten täytäntöönpanemiseksi.

2.4. Tarkoitukset, jotka kuuluvat meidän tai kolmansien osapuolten oikeutetun edun piiriin (Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

(Esi) sopimuksen tosiasiallisen täyttämisen lisäksi saatamme käsitellä tietojasi, jos se on tarpeen meidän tai kolmansien osapuolten oikeutettujen etujen suojaamiseksi. Tietojasi käsitellään vain, jos ja siltä osin kuin sinulla ei ole ensisijaisia etuja vastaavaa käsittelyä vastaan, erityisesti seuraavia tarkoituksia varten: toimenpiteet olemassa olevien järjestelmien, prosessien ja palvelujen kehittämiseksi; vertailu eurooppalaisiin ja kansainvälisiin terrorisminvastaisiin luetteloihin, sikäli kuin oikeudelliset velvoitteet ylittävät oikeudelliset velvoitteet; tietojemme rikastaminen, mukaan lukien tarvittaessa käyttämällä tai tutkimalla julkisesti saatavilla olevia tietoja; vertailuanalyysi; pisteytysjärjestelmien tai automatisoitujen päätöksentekoprosessien kehittäminen; rakentaminen ja laitoksen turvaaminen (esimerkiksi kulunvalvonnan ja videovalvonnan avulla) yleisten due diligence -vaatimusten osalta; sisäiset ja ulkoiset tutkimukset, turvatarkastukset;

3. Käsittelemämme tietoryhmät, sikäli kuin emme saa tietoja suoraan sinulta, ja niiden alkuperä

Sikäli kuin se on välttämätöntä kanssasi solmimasi sopimussuhteen ja lähettämäsi hakemuksen kannalta, saatamme käsitellä muilta tahoilta tai muilta kolmansilta osapuolilta laillisesti saatuja tietoja. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja, jotka olemme laillisesti hankkineet, vastaanottaneet tai hankkineet julkisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten kauppa- ja yhdistysrekisterit, rekisterirekisterit, lehdistö, Internet ja muut tiedotusvälineet), sikäli kuin se on välttämätöntä, ja saatamme käsitellä näitä tietoja lakisääteisten määräysten mukaisesti.

Asiaankuuluvia henkilötietoryhmiä voivat olla erityisesti:

• Osoite- ja yhteystiedot (raportointi- ja vertailukelpoiset tiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• Tietoja sinusta Internetissä tai sosiaalisissa verkostoissa
  

4. Tietojesi vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Yrityksessämme ne sisäiset toimistot tai organisaatioyksiköt, jotka tarvitsevat sitä sopimusvelvoitteidemme ja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi (kuten johtajat ja asiantuntijat, jotka etsivät uutta työntekijää tai ovat mukana päätöksenteossa henkilöstöstä, kirjanpidosta, yrityslääkäristä, työturvallisuudesta, työntekijöiden edustamisesta jne.) tai oikeutetun etumme käsittelyn ja toteuttamisen yhteydessä. Tietosi välitetään vain ulkopuolisille tahoille

• tarkoituksiin, joissa meidän on toimitettava tietoja, raportoitava tai siirrettävä tietoja (esim. veroviranomaiset) tai meillä on valtuudet noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia tai jos tietojen siirto on yleisen edun mukaista (ks. kohta 2.4)
• siltä osin kuin ulkopuoliset palveluntarjoajat käsittelevät tietoja puolestamme käsittelijöinä tai toimintojen tarjoajina (esim. luottolaitokset, ulkoiset palvelinkeskukset, painotamot tai tiedonkäsittelyyritykset, kuriiripalvelut, posti, logistiikka);
• perustuen oikeutettuun etuun tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun kohdassa 2.2 esitettyihin tarkoituksiin (esim. viranomaisille, luottolaitoksille, asianajajille, tuomioistuimille, asiantuntijoille, sidosyrityksille ja komiteoille ja valvontaelimille)
• jos olet antanut meille suostumuksen tietojen siirtämiseen kolmansille osapuolille.
  
  

Emme myöskään jaa tietojasi kolmansille osapuolille, ellemme ilmoita asiasta erikseen. Siltä osin kuin käytämme palveluntarjoajia osana tilausten käsittelyä, tietoihisi sovelletaan asettamiamme turvallisuusstandardeja, jotta voimme suojata tietojasi asianmukaisesti. Muissa tapauksissa vastaanottajat voivat käyttää tietoja vain niihin tarkoituksiin, joita varten ne on siirretty heille.

5. Tietojesi säilytysaika

Periaatteessa käsittelemme ja säilytämme tietojasi hakemuksesi keston ajan. Tähän sisältyy myös sopimuksen aloittaminen (sopimusta edeltävä oikeussuhde).

Lisäksi meillä on erilaisia varastointi- ja dokumentointivelvoitteita, mukaan lukien kauppalaki (HGB) ja verolaki (AO). Säilytetyt säilytys- ja dokumentointiajat ovat enintään kymmenen vuotta sopimussuhteen päättymisen tai sopimusta edeltävän oikeussuhteen päättymisen jälkeen. Jos et ole työssä, alkuperäiset hakemusasiakirjat palautetaan kuuden kuukauden kuluttua. Sähköiset tiedot poistetaan vastaavasti kuuden kuukauden kuluttua. Jos haluamme säilyttää tietojasi pidempään myöhempiä avoimia työpaikkoja varten tai jos olet lisännyt tietosi hakijaryhmään, tiedot poistetaan myöhemmin; tiedot tästä toimitetaan sinulle kyseisen prosessin yhteydessä.

Jos tietoja ei enää tarvita sopimusvelvoitteiden tai oikeuksien täyttämiseksi, ne poistetaan säännöllisesti, paitsi jos niiden - väliaikainen - jatkokäsittely on tarpeen kohdassa 2.2 lueteltujen tarkoitusten täyttämiseksi yrityksemme ensisijaisen oikeutetun edun vuoksi. Tällainen ensisijainen oikeutettu etu on olemassa esimerkiksi silloin, kun poistaminen ei ole mahdollista tietyn tallennustyypin vuoksi tai se on mahdollista vain kohtuuttomalla vaivalla. Näissä tapauksissa voimme säilyttää tietojasi myös sopimussuhteemme päättymisen jälkeen käyttötarkoituksissa sovitun ajan ja tarvittaessa käyttää niitä rajoitetusti. Periaatteessa näissä tapauksissa poistaminen korvataan käsittelyn rajoituksella. Toisin sanoen tiedot estetään normaalilta käytöltä asianmukaisin toimenpitein.

6. Tietojesi käsittely kolmannessa maassa tai kansainvälisen järjestön toimesta

Tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolisten maiden elimille (ns. kolmannet maat), jos se on tarpeen sopimusvelvoitteen täyttämiseksi sinua kohtaan (esim. työhakemus ulkomaille) tai jos se on meidän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun yhteydessä tai jos olet antanut meille suostumuksen.

Tietojasi voidaan käsitellä myös kolmannessa maassa palveluntarjoajien osallistumisen yhteydessä tilausten käsittelyyn. Siltä osin kuin EU: n komissio ei tee päätöstä tietosuojan riittävästä tasosta kyseisessä maassa EU:n tietosuojavaatimusten mukaisesti, varmistamme asianmukaisilla sopimuksilla, että heidän oikeuksiaan ja vapauksiaan suojataan ja taataan riittävästi. Tietoja asianmukaisista tai asianmukaisista takuista sekä siitä, miten ja mistä niistä saa jäljennöksen, saa pyynnöstä yrityksen tietosuojavastaavalta tai sinusta vastaavalta henkilöstöosastolta.

7. Tietosuojaoikeutesi

Tietyissä olosuhteissa voit puolustaa tietosuojaoikeuksiasi meitä vastaan. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tietoihin GDPR:n 15 artiklan mukaisesti, oikeus oikaisuun GDPR:n 16 artiklan nojalla, oikeus poistoon GDPR:n 17 artiklan nojalla, oikeus rajoittaa käsittelyä GDPR:n artiklan 18 mukaisesti ja oikeus tietojen siirrettävyyteen GDPR:n artiklan 20 mukaisesti. Oikeus tietojen saamiseen ja poisto-oikeuteen sovelletaan BDSG:n 34 ja 35 §:ssä säädettyjä rajoituksia. Lisäksi on oikeus valittaa tietosuojavalvontaviranomaiselle (GDPR:n 77 artikla yhdessä BDSG:n 19 §:n kanssa).

Jos mahdollista, pyyntösi oikeuksiesi käyttämisestä on osoitettava kirjallisesti yllä annettuun osoitteeseen tai suoraan tietosuojavastaavallemme.

8. Velvollisuutesi laajuus toimittaa meille tietojasi

Sinun tarvitsee antaa vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä hakemuksesi käsittelyyn tai sopimusta edeltävään suhteeseen kanssamme tai jotka meillä on lakisääteinen velvollisuus kerätä. Ilman näitä tietoja emme yleensä pysty jatkamaan haku- ja valintaprosessia. Jos pyydämme sinulta myös tietoja, sinulle ilmoitetaan erikseen, että tiedot ovat vapaaehtoisia.

Automaattisen päätöksenteon olemassaolo yksittäistapauksissa (mukaan lukien profilointi)

Emme käytä puhtaasti automatisoituja päätöksentekoprosesseja GDPR:n 22 artiklan mukaisesti. Jos käytämme tällaista menettelyä tulevaisuudessa yksittäistapauksissa, ilmoitamme siitä sinulle erikseen edellyttäen, että laki sitä edellyttää.

Tietoja oikeudestasi vastustaa GDPR:n 21 artiklaa

1. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f (tietojen käsittely etujen tasapainon perusteella) tai GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan e (tietojenkäsittely yleisen edun mukaisesti) perusteella. Edellytyksenä on kuitenkin, että vastalauseellesi on syitä, jotka johtuvat henkilökohtaisesta tilanteestasi. Tämä koskee myös tähän määräykseen perustuvaa profilointia yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 4 kohdassa tarkoitetulla tavalla.
   
   Jos jätät vastalauseen, emme enää käsittele henkilötietojasi, ellemme pysty osoittamaan pakottavia oikeutettuja perusteita käsittelylle, jotka ovat tärkeämpiä kuin etusi, oikeutesi ja vapauksesi, tai jos käsittely palvelee oikeudellisten vaatimusten esittämistä, esittämistä tai puolustamista.
   
   Voit tietysti peruuttaa hakemuksesi milloin tahansa.
   
   
2. Henkilötietojasi ei ole tarkoitus käyttää suoramarkkinointitarkoituksiin. Meidän on kuitenkin ilmoitettava sinulle, että sinulla on oikeus vastustaa mainontaa milloin tahansa; tämä koskee myös profilointia siltä osin kuin se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Tarkastelemme tätä ristiriitaa tulevaisuudessa.
   
   

Vastalause voidaan tehdä lomakkeettomasti, ja se olisi mahdollisuuksien mukaan osoitettava osoitteeseen

HR-osasto
Ansmann AG
Industriestrasse 10
97959 Assamstadt